Caja Chica
GUÍA SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
DEFINICIÓN
El fondo fijo de caja chica tiene como finalidad pagar en efectivo obligaciones no previsibles, urgentes y de valor reducido, que no sean factibles adquirir mediante un proceso de contratación conforme la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP).
CICLO DEL FONDO DE CAJA CHICA
ADQUISICIONES PERMITIDAS
Las adquisiciones permitidas con el fondo de caja chica de acuerdo al Art. 14 del de la Reforma y Actualización del Reglamento de la Administración del Fondo Fijo de Caja Chica de la Secretaría Técnica de Gestión Inmobiliaria del Sector Público son:
Art. 14.- Utilización del Fondo.- El Fondo Fijo de Caja Chica se utilizará para pagar en efectivo la adquisición de bienes, servicios y otros pagos urgentes, no previsibles y de valor reducido que no pueden pagarse regularmente a través de procedimientos de contratación pública, tales como:
- Adquisición y arreglo de cerraduras y seguridades.
- Adquisición de registros oficiales.
- Adquisición de mapas, planos, etc.
- Adquisición de suministros o materiales de gastos menores, en cantidades indispensables para no paralizar las labores, en caso de que no exista disponibilidad de aquellos, lo que deberá certificar la correspondiente Unidad de Bodega.
- Adquisición de repuestos y reparaciones pequeñas para instalaciones de agua, energía eléctrica, teléfono, plomería, albañilería de los inmuebles u otras de similares características.
- Pago de documentos, formularios o solicitudes oficiales.
- Pagos efectuados que se deriven de la obtención de derechos o registros notariales, autenticación y certificación de documentos, reconocimientos de firmas, Derechos de Certificados en el Registro de la Propiedad, pagos menores en los Municipios, como pago de tasas y mejoras in situ, en los Bancos, en los Juzgados y otros de similar naturaleza.
- Envío de correspondencia, pago de fletes.
- Gastos judiciales de diversa índole.
- Gastos que se originen en los eventos de capacitación.
- Pago de transporte público dentro de la ciudad en el trámite de documentos oficiales, movilización de mensajeros.
- Pago de fotocopias o reproducción de documentos que no puedan ser atendidos por el centro de copiado de la Institución.
- Servicios de anillados, empastados, impresiones y transparencias.
- Bienes de gastos menores, con visto bueno del Autorizador del Gasto.
- El Fondo Fijo de Caja Chica asignado para la Máxima Autoridad de la Secretaría Técnica de Gestión Inmobiliaria del Sector Público y Coordinadores Generales podrán utilizar para gastos de insumos de cafetería.
- Otros gastos menores que no excedan del monto total establecido de los fondos y que tengan el carácter de urgentes y/o imprevisibles.
El límite de desembolso en cada compra es de $ 200.00 incluido impuestos.
PROHIBICIONES. Además de las prohibiciones que establece el Acuerdo Ministerial N° 103 emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas el 31 de diciembre de 2020, no se podrán utilizar los recursos del Fondo Fijo de Caja Chica en:
- Pago de servicios personales que habitualmente deben cancelarse mediante roles de pago;
- Gastos de uso personal de los funcionarios, servidores o trabajadores;
- Anticipos de viáticos;
- Cambio de cheques personales o de terceros, préstamos personales o a empleados de dinero u otros desembolsos no estipulados en estas disposiciones.
- Gastos que no tengan el carácter de imprevisibles o urgentes;
- Apertura de cuentas corrientes o ahorros;
- Ejecución de pagos diferentes a la función del fondo de caja chica.
Documentos para el Trámite de Reposición.- A la solicitud de reposición se adjuntarán:
- Pedido de Reposición de Caja Chica mediante Quipux del Autorizador de Gastos al Director Financiero o Especialista Zonal Administrativo Financiero;
- El formulario de reposición debidamente lleno y suscrito;
- Vales de caja chica;
- Todos los documentos originales de soporte de los pagos;
- Las copias de los comprobantes de retención de impuestos numerados en estricto orden y uso secuencial;
- Los Comprobantes de Ventas emitidos por los proveedores deberán cumplir con los requisitos contemplados en la Ley, caso contrario, no serán considerados para su reposición.
- No se podrá realizar la reposición o liquidación del fondo, sin antes contar con los documentos de respaldo originales.
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